◎优先级：在“任务清单”里，不同任务的重要级别不一样，因此，它们对应的“下一步行动”我有时也会标上优先级，不过也仅仅是有时。通常情况下，哪个任务是最重要的，我早已了然于心，所以在下一步行动清单上选择行动时我会优先选择最重要的“下一步行动”。

◎情境：情境是一个非常重要的概念，它对应于我们平时的“场合”，比如“办公室”、“计算机”、“电话机”、“会议”，等等。简单说来，情境可以帮助我们将可以在同一个场合执行的行动汇集起来一起执行。这样至少有两个好处：第一，不用切换场合，避免注意力分散，比如你可以对比一下，先试试打一通电话，然后写会儿代码，然后再打一通电话，再写会儿代码；再试试一次打完所有的电话，然后一直在电脑前写代码，哪一种效率更高？或许当你一通电话回来的时候甚至忘了刚才代码写到哪了。第二，可以省掉很多重复动作，比如你要打4通电话，如果不利用情境的方法，至少要重复拿出、放下电话4次；如果你要写4封E-mail，至少要重复坐在电脑旁、打开电子邮件程序、发送邮件4次。不仅浪费时间，还干扰了我们的思路。

◎头脑风暴：我一般要求自己对“下一步行动”的描述做到言简意赅，基本上就用小时候学会的5W方法，即为什么？谁？什么时候？在哪？做什么？然后右边空下的那一大片地方就用来做“头脑风暴”。因为我一有空的时候就会拿出下一步行动清单浏览一下，所以随时都会产生一些好的点子，比如“周五下午在书店买本地图册”，浏览它的时候我突然想到老同学那里有个GPS，用它来做导航岂不是更好？于是我会把这一信息写在下一步行动清单上。如果你看过我的清单你就会发现，上面各种各样的符号、idea都有，可以说我随时保持“在线”状态！

就像我前面说过的，任何一种方法都要靠自己的实践去检验，适合我的方法不一定就适合你，但是至少值得你试一试。”

“谢谢你，老付，我一直觉得，要想提高自己，最有效的方法就是交流，交流可以让我们成长得更快，交流可以让我们少走弯路。”小强边在纸上做记录边说。

“前面一口气讲了那么多，咱们来整理一下思路吧，我向你推荐的“筷子式清单”真的很实用，只需要三个步骤：使用“筷子式清单”的三个步骤

www.youxs.org：按照我们曾经说过的流程图，把收集篮里的东西孵化成任务。

www.youxs.org：把那些需要多个步骤才能完成的事情在任务清单上进行分解，并且找出“下一步行动”。

www.youxs.org“下一步行动”：下一步行动清单最好随身携带，一有空的时候就浏览一下，利用好零碎的时间，推动整个任务向前进展。

关于“筷子式清单”就这么多了，呵呵，这非常适合一个项目执行者使用。”

如何定制你的清单系统？（老付的超级经验之谈）

“嗯，这一点毋庸置疑。不过，老付，我还对一件事情非常好奇。”小强说。

“什么事？”

““筷子式清单”是你在刚进公司时使用的清单系统对吧？”

“对，这个清单系统我用的时间最长，怎么啦？”老付有些不解。

“我很好奇你一共使用过多少种清单系统？你现在用的是什么清单系统？还有，王总使用的是什么清单系统？还有，当我觉得现在的清单系统不适合我时，如何找到新的清单系统？呵呵，我的好奇心强了一些，别见怪。”

“这很正常，说明你求知欲很强。这些清单系统本身并不是需要保密的东西，事实上，知道这些清单系统的人不在少数，只是很少有人能发现它们的价值并且认真去实践罢了。

所谓“道生一，一生二，二生三，三生万物”，清单系统的种类真的并不多，绝大多数的清单系统都是从几个基本类型衍生出来的，当你觉得现在的清单系统不适合你时，必然是因为你的环境发生了巨大的变化，比如你达成目标，当上了项目主管，或者说你换了新的工作等。听起来有点像“生产力和生产关系”，是吧？其实它们的道理是完全相同的，我们很容易就可以发觉，“哦，现在这种清单系统已经不适合我了”，但是问题的难点在于“我现在需要什么样的清单系统呢？”我也曾经为此十分茫然，试图寻找一个方法能像制作蛋糕那样设定好“多大”、“什么味儿”、“上面写什么字”就可以轻松定制出自己的清单系统。”

“不要告诉我你到现在还没有找到。”小强说。

“幸运的是，我找到了，呵呵。”老付将两手交叉放在脑后，享受着成功的乐趣。

“Yes！我比你还幸运，可以“不劳而获”了，呵呵。”小强晃了晃拳头。

“我发现这种东西啊，没有几年的经验是没法提炼出来的。几年前我想破了脑袋也找不到定制清单的方法，但前不久，它却自己浮出水面了。当然，我的方法不一定正确，只是我自己经验的结晶，你刚好帮我完善完善。”

“别绕圈子了，赶紧说说吧，我这儿还等着呢。”

“简单地讲，我将清单归结成了几个基本类型：

清单的四种类型

1.“便利贴先生”

2.“邮件狂人”

3.“交际草”

4.“掌柜的”

归结这几种类型的依据分别是：

www.youxs.org：角色是定制清单的一个最重要的因素，比如你的、我的和王总的清单系统绝对是有天壤之别的，但这并不是说谁的清单系统更高级或者说更强大，只能说明角色不同，适合的清单类型也不相同。

www.youxs.org：这里的材料指的是放到收集篮里的材料，使用“衣柜整理法”时间长了以后你就会发现，平常自己收集的哪一类材料更多一些，E-mail？报表？还是别的什么？

www.youxs.org：你的清单系统是需要根据你的环境而变化的，比如你工作时80%的时间都是在电脑前，那么显然你可以尝试一些数字清单，如果80%的时间都在外面跑业务，显然数字清单就不适合你了。

角色材料环境

便利贴先生任务执行者形形色色，比如：电话、口头、MSN等随任务而定

邮件狂人项目管理者通过E-mail和项目成员沟通办公室

交际草市场营销者各种各样的约会社交场合

掌柜的企业决策者纸质资料，比如：财务报表、待批阅文件等办公室

“这几种类型还都挺有意思的，就像是在职场上成长的历程。你看，开始是“便利贴”先生，净干一些杂事；干的差不多了，就可以选择自己的发展方向了，不管是项目管理还是市场营销都是不错的选择；最后，当你修炼得道的时候，就可以参与企业的决策了。看来真的是在不同的位置就有不同的环境，在不同的环境就有不同的思维模式，有不同的思维模式就有不同的清单系统！”小强有些兴奋地说。

“对喽，就是这样，呵呵。不过有一点要搞清楚，这几种清单绝不是按照蓝领、白领、金领这样分类的，而是根据角色、材料和环境，别把自己限制得太死了。”老付提醒小强。

“嗯，刚刚我已经对“便利贴先生”的清单系统有了一个大致的了解，你能不能顺便讲讲其他三种类型的清单系统？”小强问。

“这个，还是算了吧，等你真正需要的时候也来得及。”老付看了看表，差不多到了该吃饭的时间了。

“别啊，再讲一个嘛。”在比自己大十来岁的老付面前，小强耍起了小孩脾气。别说，这招对老付还挺管用，他们继续聊了起来。

三、如果你是一位“邮件狂人”

千淘万漉虽辛苦,吹尽狂沙始到金——

刘禹锡

“好，那就讲讲“邮件狂人”的故事吧。这个“邮件狂人”真的很不简单，每天要收到超过80封E-mail，如果我是他，一看到这么多邮件就晕过去了。你可能会问，他每天这么多邮件都从哪里来的呢？我们这位“邮件狂人”比较辛苦，同时管理着8个项目，这8个项目的负责人全部都通过E-mail和他进行沟通。”

“那他为什么不选择其他方式呢？”小强有些迷惑不解。

“这个问题问得好，其实通过E-mail与各个项目的负责人进行沟通也是最后才定下来的方式。刚开始时，这位“邮件狂人”刚刚当上项目主管，还是继续按照以前的方式进行日常工作的管理，任何人有事情找他都可以直接给他打电话联系，但是时间长了他就受不了了：

“电话狂人”的悲惨生活

www.youxs.org“电话恐惧症”：光接电话就是一件很恐怖的事情，仅仅手下这8个项目经理就每天10个电话进行轮番轰炸，并且是不分早晚，只要遇到事情，不管轻重缓急，先给“邮件狂人”拨个电话再说。时间长了，“邮件狂人”总是莫名其妙地产生错觉，仿佛听见电话在响，可实际上并没有电话进来，

www.youxs.org“健忘症”：刚刚当上项目主管的时候，“邮件狂人”和他手下的项目负责人最常见的对白就是“我上次给您电话里不是汇报过吗？”“是吗？我怎么不记得？麻烦你再说一次吧”。大家都以为他得了健忘症，事实上，记得每次谈话的内容对他来说就是“不可能完成的任务”。

www.youxs.org“神经衰弱”：这位“邮件狂人”经常觉得好像有什么事情没有搞定，有什么事情忘了处理，所以天天晚上睡不着觉，逼着自己把整个白天的事情统统回忆一遍，然后才能躺下。

你不能不说“邮件狂人”工作认真负责，但就是因为没有一个适当的日常工作组织方法，造成了工作效率的严重低下、下属对他的质疑、老总对他的失望。

好在这位“邮件狂人”还是非常善于思考的，在痛定思痛之后，他给自己和所有的项目负责人定下了这些规矩：

◎所有项目负责人通过电子邮件进行工作汇报。

◎如果事情并非重要而且紧急的，一律写成E-mail进行交流。

◎E-mail要言简意赅，说明问题即可。

◎E-mail标题应采用“项目名—主题”的形式，并且标明重要级。

◎今日事，今日毕，自己每天清空收件箱，决不让未处理的邮件留到第二天。”

“他这样做有什么好处呢？能解决他以前的问题吗？”小强问。

“他这样做的好处还真不少：

“邮件狂人”尝到的甜头

www.youxs.org“非即时性”的东西，接收的电子邮件可以集中处理而接听电话不能。因此，“邮件狂人”可以运用上次我给你说过的“情境”来给自己的工作日设定若干个时段专门用来处理工作邮件，比如早、中、晚三个时段，这样既能让自己更加专注，也有利于收拢自己的思路。你可以自己做个实验，10封邮件一次处理和分5次处理，哪一个更高效。

www.youxs.org，你可以为每个项目建立一个文件夹，将项目和项目隔离开来，这样一来，资料变得有条理，自己的大脑也会变得清晰。像比尔盖茨那样的牛人，就必须做到在很短的时间内迅速切换到不同的项目，比如，上一个到他办公室的人谈完了“微软Vista操作系统的构架”，下一个人紧接着谈“如何应对Linux的挑战”，比尔盖茨就可以在大脑中关闭Vista文件夹，迅速打开Linux文件夹寻找思路。

www.youxs.org。不论是在线邮箱如Gmail，还是离线邮件处理软件如Outlook，都支持对邮件内容和主题的迅速搜索。当某项目负责人不慎丢失了技术方案时，你可以花5秒钟的时间搜索到那封邮件，再次发送给他，并附上一句“注意保存”。

www.youxs.org。现在的电子邮件管理软件如Outlook，能支持将收到的邮件直接处理为“待办事项”、“日程安排”，等等，和我们的“衣柜整理法”契合度很高，也就是说，“邮件狂人”可以方便地使用Outlook搞定“衣柜整理法”的完整流程。

自从执行这些规矩以后，“邮件狂人”明显感觉到压力小多了，有了完整的时间可以从战略的高度思考项目的组织和规划，下属和老总都慢慢地改变了对他的印象。”

“的确是不错的方法，但是如果这么多邮件处理不好的话，仍然是一个大问题，仍然不能做到“无压工作”，对吗？”小强问。

“是的，没错，如果你是一位“邮件狂人”的话，你会怎么处理呢？”老付这次反问了小强一句。

“如果是我，可能会建立若干过滤器。他不是要求在标题上注明“项目“吗？我就根据这个，为每个项目建立一个文件夹，这个方法你觉得怎么样？”

“这个方法好是好，可是缺少主动性，看起来更像是一个归档系统，咱们来看看这位“邮件狂人”是如何处理的吧。

今日事，今日毕